Je kan je beschikbaarheid op twee manieren doorgeven: automatisch of handmatig. Lees hier meer over de verschillen en het agendasysteem: Hoe werkt het agendasysteem?
Het toevoegen van afspraken werkt zoals je dat gewent bent van Apple Calender of Google Calender. Om een afspraak toe te voegen klik je in de agenda, je kan ook klikken en slepen. Vervolgens kun je de Naam, Locatie, Notities, Tijden en Herhaling invullen.
Doorgeven dat je agenda up-to-date is
Je kan geboekt worden op de dagen waarvan je jouw beschikbaarheid hebt doorgegeven (dagen gemarkeerd als up-to-date). Dit gebeurd op twee manieren: voor de komende 8 weken (standaard) - of - voor de 3 weken rondom fotoshoot datum (op aanvraag).
Voor de komende 8 weken (standaard)
Geef regelmatig je beschikbaarheid voor de komende 8 weken door. Zorg daarvoor dat je jouw agenda minimaal 8 weken vooruit ingevuld hebt. Klik op 'Ik heb de komende 8 weken bijgewerkt' en daarna op 'Mijn agenda is up-to-date'.
De dagen in de komende 8 weken worden daarmee gemarkeerd als up-to-date, herkenbaar aan de groene kleur. Je bent op dagen gemarkeerd als up-to-date direct te boeken. Hou deze periode daarna up-to-date!
Voor 3 weken rondom fotoshoot datum (op aanvraag)
Een opdrachtgever kan jou niet boeken op een dag die niet gemarkeerd is als up-to-date en vraagt in plaats daarvan je beschikbaarheid aan. Je ontvang dan een SMS & e-mail met het verzoek om je beschikbaarheid in de 3 weken rondom de fotoshoot datum door te geven (10 dagen voor en na de fotoshoot datum).
Via de link in de SMS & e-mail of de To Do in je account ga je direct naar je Happix agenda.
Deze geeft in dit geval alleen de 3 weken rondom de fotoshoot datum aan. Zorg dat je jouw agenda in deze periode up-to-date is. Klik vervolgens op 'Ik heb de komende 3 weken bijgewerkt' en daarna op 'Mijn agenda is up-to-date'.
De dagen van deze 3 weken worden daarmee gemarkeerd als up-to-date. Je bent op deze dagen daarna dus direct te boeken.
Uit de data blijkt dat er meer fotoshoots geboekt worden vanuit aanvragen bij fotografen die snel reageren. Bij 83% van de fotoshoots die geboekt zijn vanuit een aanvraag, was er binnen 4 uur gereageerd door de fotograaf.
⚠️ Extra bijdrage bij aanvragen
Door de tussenstap om jouw beschikbaarheid te vragen verlaat je opdrachtgever de website. Het blijkt dat de helft dan niet meer terugkomt. Dit verdubbelt de marketingkosten om jou en je collega's van opdrachten te voorzien. Vandaar dat er voor aanvragen een extra bijdrage van €7,50 geldt bij een Basic account en €0 bij een Pro of Elite account. De bijdrage geldt alleen als de fotoshoot geboekt wordt want: no-cure, no-pay!
⚠️ Belangrijke agenda tips
#1: Opdrachtgevers willen direct boeken in plaats van beschikbaarheid aanvragen. 85% van de opdrachten worden direct geboekt. En van de opdrachten waar eerst beschikbaarheid aangevraagd moet worden wordt slechts 20% geboekt. Update daarom regelmatig je agenda handmatig 8 weken vooruit & hou deze periode daarna up-to-date. Of koppel eenmalig je Google agenda & hou deze up-to-date. Dit leidt tot aanzienlijk meer boekingen!
#2: Vergeet niet om ook een afspraak in je agenda te zetten als je een dag(deel) vrij wilt hebben! Wil je een specifiek dag(deel) altijd vrij hebben? Dat kan door je werktijden aan te passen. Bekijk dit artikel voor meer informatie: Hoe geef ik aan wanneer ik standaard wel en niet beschikbaar ben?
#3: Bij het toevoegen van een afspraak wordt het invulveld Naam automatisch gevuld met 'Bezet' wanneer je het invulveld leeg laat.
#4: De sorteeroptie Aanbevolen laat eerst fotografen zien waarvan de agenda wel up-to-date is (gesorteerd op afstand) en laat daarna fotografen zien waarvan de agenda niet up-to-date is (gesorteerd op afstand). Deze optie wordt vaak gekozen. Is je agenda up-to-date? Dan wordt je dus hoger in de zoekresultaten weergegeven. Bekijk hier meer tips om vaker geboekt te worden: Hoe krijg ik meer opdrachten?