Je kan je beschikbaarheid op twee manieren doorgeven: automatisch of handmatig. Lees hier meer over de verschillen en het agendasysteem: Hoe werkt het agendasysteem?
Door een Google agenda te koppelen hoef je niet in te loggen op Happix om je beschikbaarheid door te geven. Je zet je afspraken in je Google agenda via de vertrouwde omgeving van bijvoorbeeld; de agenda app van je mobiele telefoon of laptop.
Twee keer per dag worden de afspraken in je Google agenda - waarbij 'Bezet' is geselecteerd en waarvan de start en eindtijd binnen de komende 18 maanden ligt - gesynchroniseerd. Opdrachtgevers kunnen je tot 18 maanden vooruit boeken.
Heb je geen Google account? Maak er dan binnen 2 minuten een aan door de volgende stappen te volgen: https://support.google.com/accounts/answer/create-account.
⚠️ ‘Hele dag’ afspraken: bezet & maximaal 1 dag lang
Maak je in je Google Agenda een afspraak aan die op ‘Hele dag’ staat? Controleer dan of deze op 'Bezet' of 'Vrij' staat. Alleen afspraken die op 'Bezet' staan worden geïmporteerd.
Op dit moment worden ‘Hele dag’ afspraken die langer zijn dan 1 dag niet geïmporteerd. Normale afspraken langer dan 1 dag (met bijvoorbeeld een starttijd op 03-09-2024 om 10:00 & een eindtijd 12-09-2024 om 10:00) worden wel geïmporteerd. Dit staat op onze roadmap om op te lossen.
Koppel je agenda in 3 stappen
1. Ga naar je agenda instellingen
Ga naar je eigen Google Agenda en klik links onderin op de 3 puntjes naast de naam van de agenda die je wilt koppelen. Je komt dan op de pagina 'Agenda-instellingen'.
2. Stel je toegangsrechten in
Maak eerst je agenda openbaar beschikbaar bij 'Toegangsrechten voor afspraken'. Vink 'Openbaar beschikbaar maken' aan.
Belangrijk: Selecteer 'Alleen statusinformatie beschikbaar/bezet weergeven'. Hierdoor kunnen wij niet de inhoud van je afspraken zien. We zien alleen:
- Beschikbaar/bezet
- Start- en eindtijd van het agenda item
Twijfels over privacy? Je kan het bovenstaande laten verifiëren door de klantenservice van Google. Stuur ze een link naar dit artikel + de vraag welke data wij per agenda item kunnen inzien.
3. Kopieer de iCal-link
Scroll een stukje naar beneden tot het stuk 'Agenda integreren'. Kopieer de link in het veld 'Openbaar adres in iCal-indeling'.
Plak de link in het invulveld op de agenda pagina in je Happix account. Verzend de link en klaar, je agenda is gekoppeld en direct gesynchroniseerd! Je ziet nu naast je agenda de melding: 'Je agenda is gekoppeld'.
Extra voordelen van een gekoppelde agenda
#1: Tip: de sorteeroptie Aanbevolen laat eerst fotografen zien waarvan de agenda wel up-to-date is (gesorteerd op afstand) en laat daarna fotografen zien waarvan de agenda niet up-to-date is (gesorteerd op afstand). Is je agenda gekoppeld? Dan is deze altijd up-to-date en wordt je dus vaker hoog in de zoekresultaten weergegeven.
#2: Opdrachtgevers willen liever direct boeken in plaats van beschikbaarheid aanvragen. Door het beschikbaarheid label zien opdrachtgevers meteen welke fotografen direct geboekt kunnen worden. Fotografen met een up-to-date agenda worden hierdoor vaker geboekt. Zorg dus dat je agenda gekoppeld is, zodat je agenda altijd up-to-date is!